گامهای راه اندازی یک کسب و کار (نه استارت آپ) – قسمت ششم

در این مقاله گام‌های آزمایش‌شده در مورد نحوه شروع یک کسب‌ و کار، چه اولین یا دهمین کسب ‌و کارتان باشد، از پیدا کردن و اعتبار بخشیدن به ایده تجاری تا تعیین استراتژی لجستیک و در نهایت راه‌اندازی محصول یا خدمات مد نظر راهنمایی می‌کند. این راهنمای چک لیست برای کارآفرینانی است که می خواهند اولین گام های شروع یک کسب و کار جدید (نه استارت آپ) را فرابگیرند. در این قسمت گام هفتم مسایل مربوط به راه اندازی وب سایت و لزوم بهره مندی از ابزارهای نرم افزاری برای مدیریت کسب و کارها را بررسی مینماییم.

گام هفتم: وب سایت و ابزارهای نرم افزاری

بسیار بسیار مهم است که زمان و تلاش خود را برای ایجاد یک وب سایت عالی برای کسب و کار خود اختصاص دهید. سرمایه گذاران، مشتریان و شرکای احتمالی سایت شما را بررسی می کنند و قرار است آنها را با یک ارایه حرفه ای تحت تاثیر قرار دهید. در اینجا چند نکته برای ایجاد یک وب سایت شرکتی مناسب آورده شده است:

• سایت های رقیب را بررسی کنید.
• با طراحی یک الگو برای سایت خود شروع کنید.
• پنج یا شش سایت نمونه را بیایید که می توانید با توسعه دهنده وب سایت خود به اشتراک بگذارید تا آنچه را که دوست دارید بتوانید به او منتقل کنید.
• مطمئن شوید که سایت برای موتورهای جستجو بهینه شده است (در نتیجه احتمال نمایش وب سایت شما خیلی زود در نتایج جستجوی Google بیشتر است).
• محتوای اصلی با کیفیت بالا تولید کنید. (کپی برداری مطلب ممنوع)
• مطمئن شوید که سایت شما برای موبایل و تبلت بهینه شده است.
• مطمئن شوید که سایت از سرعت بارگذاری خوبی برخوردار است.
• وب سایت را ساده و زیبا نگه دارید به هم ریختگی بصری بازدیدکنندگان را دور می کند.
• مطمئن شوید که یک توافقنامه شرایط استفاده و سیاست حفظ حریم خصوصی (و مطابق با قوانین کشور مقیم مثلا GDPR اروپا) دارید.
• نام دامنه به یاد ماندنی و از نوع “.com” را تهیه و استفاده کنید.
• سایت را از نظر بصری جالب کنید.
• مطمئن شوید که تماس با شما و خرید محصول برای بازدیدکنندگان از سایت آسان است.

اما بعد از راه اندازی وب سایت وقت آن رسیده که از ابزارها نرم افزاری استفاده کنید تا اصطلاح “ساعت کافی در روز وجود ندارد” را از ادبیات خود حذف کنید. از تهیه پیش نویس پیشنهادات و ملاقات با مشتریان گرفته تا پیگیری ایمیل ها و وظایف مدیریتی، روزهای شما پر ار کارهای کوچک و فرسایشی است که غرق شدن و خسته شدن را آسان میکند.

حداقل ابزارهای نرم افزاری مورد نیاز کسب و کار شما

خوشبختانه، پیشرفت‌های تکنولوژیکی در نرم‌افزارها و اپلیکیشن‌ها به این معناست که امروزه ابزارهای دیجیتالی زیادی وجود دارد که به شما کمک می‌کنند تا کسب‌ وکار خود را ساده‌سازی کنید و کارتان را کم‌تنش‌تر کنید.

اما با وجود گزینه های بسیار زیاد، چگونه می دانید کدام یک برای کسب و کار شما موثرتر هستند؟ در ادامه، توصیه‌هایی را برای ابزارهایی به اشتراک می‌گذاریم که به آسان‌تر کردن مدیریت کسب و کار شما کمک می‌کنند.

مزایای استفاده از ابزارهای فناوری برای مشاغل کوچک

قبل از اینکه وارد لیست ابزارهای نرم افزاری لازم شویم، بیایید بررسی کنیم که چرا سرمایه گذاری در ابزارهای فناوری برای کسب و کار کوچک شما منطقی است.

اول اینکه، فناوری می تواند در زمان شما صرفه جویی کند و به شما امکان می دهد روی چیزهای مهم تمرکز کنید. به جای تلاش برای کارهای دستی و اداری مانند وارد کردن داده ها و صورتحساب، می‌توانید آن زمان را صرف صحبت با مشتریان و مشتریان احتمالی خود، بهبود محصولات و خدمات خود و سایر تلاش های استراتژیک با هدف رشد کسب و کار خود کنید.

دوم اینکه، ابزارهای فناوری می توانند در هزینه شما صرفه جویی کنند. به عنوان مثال، یک ابزار مدیریت ارتباط با مشتری می تواند به طور خودکار باعث شود با گروه خاصی از مشتریان آشنا شوید. نرم افزار حسابداری ممکن است دیدگاهی را بوجود بیاورد که نشان می دهد مالیات زیادی پرداخت کرده اید. یک سیاست پشتیبان گیری منظم از اطلاعات می‌تواند تضمین کند که هرگز داده‌ها را از دست نمی‌دهید یا خرابی ناخواسته‌ای را تجربه نمی‌کنید که منجر به ریزش مشتری یا از دست دادن درآمد می‌شود. یک راه حل قوی مدیریت پروژه تضمین می کند که به طور ناخواسته ضرب الاجلی را که منجر به نقض توافقنامه در سطح خدمات و جریمه های مرتبط می شود، از دست ندهید.

سوم اینکه، ابزارهای دیجیتال از الگوی جدید پس از همه‌گیری کرونا پشتیبانی می‌کنند که در آن افراد و مشاغل می‌خواهند تعاملات حضوری را به دلیل نگرانی‌ها و مقررات سلامت پایدار محدود کنند. ماهیت دیجیتالی ابزارهای فناوری به افراد این امکان را می‌دهد تا بسیاری از فعالیت‌های «تجاری معمول» خود را از هر مکان و هر دستگاهی انجام دهند. علاوه بر این، اکثر ابزارها به عنوان نرم افزار به عنوان سرویس (SaaS) در دسترس هستند، بنابراین شما فقط برای ویژگی هایی که می خواهید و نیاز دارید هزینه می پردازید. اگر تصمیم بگیرید که ابزاری برای شما مناسب نیست، می توانید به راحتی خدمات خود را لغو کنید.

از این مثال‌ها، واضح است که انتخاب و استفاده متفکرانه از ابزارهای فناوری برای کسب و کار کوچک شما منطقی به نظر می‌رسد.اکنون زمان آن رسیده است که در هر دسته ابزارهای فناوری، مثالهایی را برای شما پیشنهاد کنیم.

توجه: با توجه به اینکه مخاطب این مقاله مدیران با کسب و کارهای بین الملل می باشند مثالهای بین الملل را انخاب نموده ایم که البته برخی مشابه داخلی نیز دارند. در گردآوری یک نمای کلی از مزایا و معایب هر ابزار، تعدادی از برجسته‌ترین نکات حاصل از بررسی نظر مشتریان در اینترنت را بررسی کردیم و برخی از رایج‌ترین موضوعات را خلاصه کردیم. لطفاً توجه داشته باشید که ما هیچ راه حل خاصی را نسبت به راه حل دیگری را بصورت عام توصیه نمی کنیم و همیشه توصیه می کنیم قبل از نصب هر ابزار SaaS تحقیق خود را انجام دهید یا با نظارت شرکت تکبا اقدام نمایید.

1. ابزارهای مدیریت پروژه

این ابزارها به شما این امکان را می‌دهند که فعالیت‌ها، قرار ملاقات‌ها و ضرب‌الاجل‌های خود را به‌صورت دیجیتالی ردیابی کنید (بر خلاف نیاز به انجام دستی).

این ابزارها می توانند به طور خودکار یادآوری هایی را برای وظایف و رویدادهای آینده ایجاد کنند، از جمله جزئیاتی مانند زمان برگزاری جلسه بعدی و مکان. علاوه بر این، این ابزارها می توانند یادآورهای مشابهی را برای سایر اعضای تیم ارسال کنند تا همه بدانند دقیقاً چه چیزی و تا چه زمانی از آنها انتظار می رود.

Trello یکی از ابزارهای مدیریت پروژه مورد علاقه ما است.

2. ابزارهای امضای الکترونیکی

ابزارهای امضای الکترونیکی زمانی به کار می آیند که شما و دیگران نیاز به امضای قراردادها و قراردادها داشته باشید. شما به سادگی اسناد خود را آپلود می کنید، آدرس ایمیل کسانی را که نیاز به امضا دارند اضافه می کنید و گیرندگان اسناد را در صندوق ورودی خود دریافت می کنند.

اکثر ابزارهای امضای الکترونیکی به شما این امکان را می‌دهند که تاریخ‌های سررسید امضا را تعیین کنید و به طور خودکار یادآوری‌هایی را برای هر طرفی که هنوز امضای خود را اضافه نکرده‌اند ارسال کنید. راه‌حل‌های امضای الکترونیکی گزینه‌ای بدون کاغذ (و در نتیجه مسئولیت‌پذیر محیط‌زیست) هستند. آنها همچنین از محیط های کاری پراکنده و از راه دور پشتیبانی می کنند.

DocuSign یکی از بهترین و محبوب ترین ابزارهای امضای الکترونیکی است.

3. بازاریابی ایمیلی

با سیستم‌های بازاریابی ایمیل دیجیتال، به‌سرعت و آسان است که مشترکین ایمیل خود را در جریان آخرین رویدادهای کسب‌وکارتان و هر پیشنهاد ویژه یا تبلیغاتی که دارید، به‌روز نگه دارید. بسیاری از این ابزارها همچنین به شما این امکان را می‌دهند که به طور خودکار یک خبرنامه ایمیل معمولی را برای شبکه‌های اجتماعی خود ایجاد کنید، بنابراین نیازی به ساخت آن‌ها به تنهایی ندارید.

MailChimp یکی از رهبران بازار در فضای بازاریابی ایمیلی است.

4. مدیریت ارتباط با مشتری (CRM)

نرم افزار CRM یک ابزار تجاری ضروری برای شرکت های کوچک است. این یک مخزن مرکزی در اختیار شما قرار می دهد که از طریق آن می توانید تمام نقاط تماس و ارتباط با مشتری خود را ردیابی، مدیریت و اندازه گیری کنید. این می تواند به شما بگوید چه کسی ایمیل های شما را دریافت، باز می کند و می خواند یا از وب سایت شما بازدید می کند. همچنین می تواند به شما اطلاع دهد که مدتی از تماس شما با یک مشتری با ارزش می گذرد.

ابزارهای CRM داده‌هایی را که جمع‌آوری می‌کنند تجزیه و تحلیل می‌کنند تا «بررسی‌های دما» را به طور منظم به شما پیشنهاد دهند و می‌توانند گام‌های بعدی را برای تعامل توصیه کنند.

HubSpot ابزار مفیدی است که به شما کمک می‌کند تا با مشتریان خود همیشه در جریان باشید.

5. مدیریت منابع انسانی

تعداد کمی از کسب و کارهای کوچک می توانند از عهده استخدام یک مدیر منابع انسانی اختصاصی یا حتی پاره وقت برآیند. ابزارهای نرم‌افزار مدیریت منابع انسانی همه چیز را از برنامه‌ریزی حقوق و دستمزد و نوبت‌دهی گرفته تا توزیع اطلاعیه‌های مهم شرکت انجام می‌دهند.

 GoCo یک رهبر شناخته شده در این فضا است.

6. نرم افزار حسابداری

نرم افزار حسابداری آنلاین اساساً بسیاری از کارهایی را که یک حسابدار یا حسابدار انجام می دهد انجام می دهد. این شامل پیگیری درآمد و هزینه‌های شما، صورت‌حساب، ادعای هزینه‌ها و تهیه اسناد مورد نیاز برای اظهارنامه مالیاتی شما می‌شود.

 QuickBooks Online مورد علاقه بسیاری از صاحبان مشاغل کوچک است.

7. ارتباطات و همکاری

همانطور که تجارت شما رشد می کند، اتکا به ایمیل و تماس های تلفنی قدیمی می تواند سرعت شما را کاهش دهد. ارتباطات دیجیتال مدرن و ابزارهای همکاری امکان چت فوری و اشتراک گذاری فایل را فراهم می کند.

Microsoft Office 365 یک گزینه محبوب برای بسیاری از صاحبان مشاغل کوچک است.

8. ابزارهای مدیریت رمز عبور

ابزارهای مدیریت رمز عبور به شما این امکان را می دهند که تمام حساب های خود را به صورت ایمن مدیریت کنید.

آنها از خطر استفاده مجدد افراد از رمزهای عبور آسان و نوشتن آنها جلوگیری می کنند.

در اینجا، LastPass یک انتخاب محبوب است.

9. نظارت بر وب سایت

وب سایت شما درب ورودی کسب و کار شما است و بدون شک زمان و پول خود را صرف کرده اید تا آن را تا حد امکان جذاب و کاربر پسند کنید. اما، باید بدانید چه کسی از آن استفاده می کند و کدام بخش از آن بیشترین (و کمترین) ترافیک را دارد.

ابزارهای نظارت بر وب سایت این بینش را به شما می دهند تا بتوانید تنظیمات و بهبودهای لازم را انجام دهید.

Google Analytics به طور گسترده توسط صاحبان مشاغل کوچک برای نظارت بر وب سایت های خود استفاده می شود.

10. پشتیبان گیری از داده ها

حذف یا تصحیح تصادفی آن آسان است

تا داده های برنامه SaaS. درگیری‌های نرم‌افزاری و عوامل مخرب می‌توانند باعث اختلالات عمده شوند. فروشندگان SaaS از داده ها در سطح پلت فرم نسخه پشتیبان تهیه می کنند، اما شما نمی توانید برای بازیابی حساب خود به آن اطلاعات دسترسی داشته باشید. نرم افزار پشتیبان گیری به شما امکان کنترل کامل و دسترسی فوری به داده های حیاتی کسب و کارتان را می دهد. اگر اتفاقی افتاد، می توانید داده های خود را با چند کلیک بازیابی کنید.

Rewind مورد علاقه صاحبان مشاغلی است که نگران خطر از دست دادن داده های حیاتی خود هستند.

جمع بندی:

این فهرست از ابزارهای کسب و کار برای شرکت های کوچک جامع نیست. اندازه کسب و کار شما، بلوغ آن، صنعتی که در آن فعالیت می کنید و بودجه شما به طور طبیعی بر روی ابزارهای دیجیتالی که تصمیم به سرمایه گذاری دارید تاثیر می گذارد.

با این حال، ارزشی که از این ابزارها از طریق توانایی آنها در خودکارسازی زمان و تلاش درگیر در کارهای روزمره به دست می آورید را نمی توان دست کم گرفت.

علاوه بر این، در دنیای پس از همه‌گیری، آنها می‌توانند به شما کمک کنند تا نیاز یا تمایل افراد را برای انجام کارهایشان و اداره کسب‌ وکارشان از راه دور برآورده کنید.

توصیه ما این است که به آرامی شروع کنید. بسیاری از این ابزارهای نرم افزاری دارای گزینه های آزمایشی رایگان هستند، بنابراین چند مورد را امتحان کنید و ببینید کدام یک برای شما کار می کنند. همچنین، از تیم خود و حتی مشتریان و شرکای خود در مورد اینکه با کدام یک دوست دارند یا دوست ندارند بازخورد بخواهید. سپس، هنگامی که تعداد انگشت شماری را شناسایی کردید، می توانید شروع به بزرگ کردن آنها کنید.

همچنین، مطمئن شوید که با ویژگی‌ها و عملکردهای جدید به‌روز هستید تا بتوانید مطمئن شوید که حداکثر بازده سرمایه‌گذاری‌تان را دریافت می‌کنید.

 از طریق راههای ارتباطی ذکر شده در فرم با تکبا در تماس باشید.