پنج جلسه ای که هر مدیرعاملی باید رهبری کند

پنج جلسه ای که هر مدیرعاملی باید رهبری کند

چگونه جلسات مناسب می تواند تیم شما را برای موفقیت آماده کند و به شما کمک کند تا روز به روز گام های بلندتری را در مسیر پیشرفت بردارید.

وقتی کل افراد شرکت شما در یک جا کار می کنند اطلاعات سریع منتقل می شود. جلسات فی البداهه, بحث در مورد ناهار و تصادفی شنیدن تماسهای تلفنی باعث می شود که معمولا تیم ذهنیت خوبی از آنچه اتفاق می افتد داشته باشد .

اما با رشد یک شرکت، روشهای رسمی برقراری ارتباط مورد نیاز است تا همه را در یک حلقه نگه داشته شوند. هنگامی که ارتباطات قطع می شود مجموعه ای از مشکلات مشترک به وجود می آید . چه تعداد از این موارد را می شناسید؟

وضعیت تیم مشخص نیست.

هنگامی که انجام کاری را وعده می دهند ولی آن را پیگیری نمی کنند, تیم اعتبار خود را از دست می دهد و هر اتفاقی رخ می دهد.

تیم تصور کاملی از روند شرکت ندارد.

بسیاری از افراد اطلاعات کافی برای درک دلیل تصمیم گیری های خاص یا آنچه که دیگران انجام می دهند را ندارند.

تیم در مورد آنچه که باید انجام شود نظم و ترتیبی ندارد.

انتظار میرود به سختی مدیریت شود . به ویژه هنگامی که شرایط به طور مرتب تغییر می کند.

مدت زیادی طول می کشد تا تیم بازخورد به دست آورد.

وقتی بازخوردی داده و گرفته نشود پیش داوری های روانی بر ذهن همگی ساخته شده و براساس این پیش داوری ها قضاوت می شود.

تیم احساس می کند که کار آنها به رسمیت شناخته نشده است.

کارهای نامشهودی مانند فداکاری برای تحقق یافتن کار دیده نمی شود.

نکته این است که برای حل این مسائل جلسات منظم مورد نیاز است. موسسین به هیچ وجه نمی توانند در همه جلسات رسمی شرکت کنند برنامه کاری آنها آنقدر پر است که زمان کمی برای انجام کارهای موجود باقی می ماند.

بنابراین مهم ترین جلسات برای موسسین و مدیران عامل چیست و چگونه باید جلسات را برگزار کنید تا از این موضوعات جلوگیری شود؟

برنامه ریزی جلسات مدیرعامل

جلسات اساس و بنیان ارتباطات بین مدیران یک شرکت است .هنگامی که همانند یک مدیرعامل شروع به مربیگری میکنیم همه جلسات منظم و آنچه که در این جلسات اتفاق می افتد را مستندسازی می کنیم .

من نکته جالبی را متوجه شدم: می توانم بسیاری از نگرانی های اصلی مدیران را با دیدن برنامه جلسات مدیر عامل پیش بینی کنم.

وقتی جلسات خاصی از دست می رود اغلب عواقب آن اجتناب ناپذیر است. در اینجا آنچه را  که برای حفظ جریان اطلاعات در جلسات مهم می دانم آمده است. هر مدیرعاملی باید آنها را در برنامه هفتگی یا دو هفته ای خود قرار دهد.

مشاوره با تیم توسعه کسب و کار بین المللی ایرانیان تکبا

راه های تماس از طریق بخش تماس با ما و مشاوره استارتاپ

1) به روزرسانی وضعیت (جهت پاسخگویی)

جلسه به روزرسانی وضعیت همچنین به عنوان جلسه برنامه ریزی، جلسه مدیریت و یا به سادگی ” جلسه صبح اول هفته” نیز شناخته می­شود. صرف نظر از نام, این زمانی است که تیم مدیریتی می تواند آنچه را که اتفاق افتاده مرور کند .برنامه هفته آینده را هماهنگ کند و موانع را به اشتراک بگذارد. اعضای تیم می توانند با پرسیدن سوالات مناسب مسئولیت هایی را که باید انجام دهند,متوجه شوند.

در مواقعی که شرکت اعضا کمی دارد ممکن است کل تیم در جلسه به روز رسانی شرکت کند. با این حال, به روز رسانی وضعیت معیار نیست. از آنجا که نقش ها تخصصی هستند, به روزرسانی هر کارمند برای سایر افراد اهمیت کمتری دارد.

در برخی مواقع بهتر است بروزرسانی وضعیت را به دو قسمت تقسیم کنیم :

یک جلسه برای مدیران و یک جلسه جداگانه برای کل تیم ( نگران نباشید در قسمت بعدی توضیح خواهم داد).

گذاشتن زمان برای بروزرسانی وضعیت  ارزش دارد تا کارها به درستی انجام شود. اگر شما و تیمتان جلسات را با دانستن آنچه قرار است اتفاق بیفتد ترک کنید .این امکان را دارید تا از پس بسیاری از اقدامات سازمانی برآیید .در غیر این صورت تقویم خود را بیهوده پرمی کنید.

به پایان رساندن هفته با بروزرسانی وضعیت ممکن است خوب به نظر برسد ولی من به این نتیجه رسیده ام که در عمل ایده خوبی نیست. اکثر جلسات بروزرسانی با ضرورت انجام دادن کاری به پایان میرسد که بهتر است آن کار در طول هفته انجام گیرد.

نکته مهم برای یک  بروزرسانی وضعیت عالی،  آماده سازی است. هنگامی که مدیران با معیارهای خود بروزرسانی شده و یک گزارش مختصر در مورد مسائل مهم در حوزه خود می دهند (بجای اینکه به تمام جزییات بپردازند) . این وقت اضافی را صرف بحث و حل مشکلات جمعی می کنند.

وقتی بهترین افراد خود را در یک اتاق جمع می کنید, باید از آن نهایت استفاده را ببرید.

2) جلسه همه جانبه (برای شفافیت)

همانطور که از نام آن پیداست, تمام اعضای تیم در یک جلسه همه جانبه, از راه دور یا حضوری شرکت می کنند. مدیران  بروزرسانی هر بخش, اطلاع رسانی را انجام می دهند, و در مورد اهداف بلند مدت و استراتژی شرکت هماهنگ می شوند.

این یک فرصت عالی برای شناسایی نقاط عطف کلیدی و تأیید کارهای خوب تیم در هر هفته,با نشان دادن آنچه که انجام می دهند است.

همچنین فرصتی برای کارمندان است که سوالاتشان را با مدیران مطرح کنند. هنگام برقراری ارتباط با دیگران, غالباً ناخودآگاه فرض می کنیم که آنها زمینه ای برای درک آنچه در مورد آن صحبت می کنیم, دارند. این به عنوان “معضل دانش” شناخته می شود. با اجازه دادن به تیم برای پرسیدن سوال, این معضل فهمیدن برطرف می شود, بنابراین آنها می توانند مسائل را همه جانبه ببینند.

سوال از تیم باعث می شود تا رهبران در قبال کارکنان خود پاسخگو باشند، و پاسخگویی نتایج بهتری را به دنبال دارد. به بیان دیگر, رهبران نیازی به پاسخگویی برای همه چیز ندارند و وقتی جواب را نمی دانند, آن را تصدیق می کنند: “این یک سوال عالی است و من جواب آن نمی دانم. اما این اقداماتی است که ما می توانیم انجام دهیم تا این کار انجام شود. “

نکته مهم در جلسه همه جانبه, جمع آوری کردن است . از خود بپرسید, “واقعاً مهم است که همه افراد شرکت درباره آن بدانند؟” این موضوع را مطرح کنید تا همه درگیر شوند و انرژی بگیرند.

3) تک به تک  (برای انتظارات)

هدف جلسه تک به تک این است که با صحبت کردن درباره موضوعات کاری مدیران پیشرفت هر یک از اعضای تیم را بررسی کنید و انتظارات هر دو طرف تعیین شود. این ممکن است شامل تأمل در چالش های کلیدی, شناسایی راه های بهبود و شفاف سازی اولویت ها باشد.

اگر از جلسه تک به تک  استفاده می کنید تا وضعیت کارها را مرور کنید, ممکن است نشانه این باشد که شما بیش از حد وظایف عملیاتی در کارهای روزانه مدیران گنجانده آید. به جای بررسی کارها و گفتن چه کاری باید انجام شود, از خود بپرسید:

مهمترین سوالاتی كه اگر جای آنها بودم از خودم می پرسیدم چه بود؟

اینها سوالاتی هستند که شما باید بپرسید. کنجکاو باشید تا دریابید که انگیزه آنها در پاسخ چه هست .درک انگیزه یک اهرم بزرگ برای تاثیرگذاری بر عملکرد است.

در پایان جلسه تک به تک, شما باید در مورد مراحل بعدی بطور مشخص به  توافق برسید. اگر فرد بدون کمک شما بتواند اقدام کند, باید این کار را انجام دهد یا لیست کارهای شما با موارد عملکرد افراد دیگر پر شود (یک مسئله مشترک برای مدیران عامل).

نکته مهم در جلسه تک به تک، خویشتن داری است. هرچه بیشتر هدایت کنید و به تیم خود کمک کنید تا راه حل های خود را پیدا کند, در دراز مدت بهتر خواهد بود. همانطور که یک بار مربی من به من گفت, “شخص را هدایت کن, نه مشکل.”

4) بازنگری (برای بازخورد)

بخوبی انجام شده, جلسه بازنگری به تیم اجازه می دهد تا به طور رضایت بخشی به یکدیگر گوش دهند. جلسه بازنگری خوب دارای سه بخش است:

• چه چیزی خوب پیش رفت؟
• چه چیزی خوب پیش نرفت؟
• چگونه می توانیم پیشرفت کنیم؟

به اعضاء تیم این اطمینان را بدهید که صادق هستید , ارزش انتظار را دارد تا در جلسه مشکلات را مطرح نکنند, فقط در آن گوش دهند. گاهی بهتر است به اعضاء یاد دهید که مشکلات خود را برای خودشان نگه دارند تا ناخواسته یک راه حل بدست آورند.

شروع جلسه با کارهایی که خوب پیش رفته کمک می کند تا افراد در یک قاب ذهنی مثبت قرار بگیرند. اگر با دقت گوش کنید, می شنوید که چه چیزی باعث انرژی اعضاء و باعث افتخار آنها می شود. هرچه به سمت آنچه که به درستی پیش نمی رود حرکت میکنید, می شنوید که چه چیزهایی بر ذهنشان خطور می کند. باور کنید, در یک استارتاپ در حال رشد, همه ما باید به طور مرتب ناامیدی های خود را برطرف کنیم, بنابراین آنها به سطح خطرناک نمی رسند!

در پایان جلسه, تیم یک یا دو حوزه را برای تمرکز و ایجاد تغییرات برای بهبود وضعیت انتخاب می کند. با توجه به اینکه دو تغییر در هفته برابر با 100 تغییر در سال است, می توان با گذشت زمان پیشرفت های چشمگیری انجام داد.

کلید یک جلسه بازنگری خوب همدلی است. همه ما انسان هستیم و همه به ارتباط نیاز داریم. کل تیم با تصدیق موفقیت های اعضاء, شنیدن ناامیدی های آنها و ایجاد پیشرفت ها, سبک تر و شادتر می شوند.

5) برنده های جمعه (برای تقدیر کردن)

در جلسه “برنده های جمعه”, تیم در پایان هر هفته جمع می شوند. هر بخش صحبت می کند و یا حتی بهتر نشان می دهد که کار مثبتی در طول هفته انجام داده است.

در یک استارتاپ, سالها طول می کشد تا یک کار بتواند به نتیجه برسد. در حالی که اکثر مدیران ارزش تجلیل از پیروزی های کوچک را درک می کنند, انجام این کار در عمل بسیار سخت است.

وقتی که چیزی به اتمام نرسیده یا نامشخص است, این ترس وجود دارد که این جشن منجر به نارضایتی شود. شعار مناسب “به پشت نگاه نکنید. متمرکز شوید تا به جایی که می خواهید برسید.” متاسفانه عدم قدردانی از یک کار بسیار خوب می تواند باعث نارضایتی شود :” من خیلی سخت کار می کنم و کاملا مورد توجه هستم.”

به خودتان و تیمتان اجازه دهید که برای پیروزی های کوچک به طور منظم جشن بگیرید . این  امر می تواند به برآورده کردن نیاز تیم برای شناخت و افزایش حس ارتباط کمک کند .و احتمالا باعث افزایش  انگیزه می شود.

نکته مهم یک برنده خوب جمعه, سپاسگزاری است. قدردانی پادزهر انرژی منفی است. نائومی ویلیامز مشهور گفت: “غیر ممکن است که در لحظه سپاسگزاری و افسرده باشیم.”

جلسات شما چقدر خوب است؟

اجرا و بهبود جلسات تیمی مانند یک سرمایه گذاری بزرگ است. در حالی که جلسات  می توانند 20٪ از وقت شما را بگیرند, با این حال آنها 80٪ قدرت  شما را به عنوان مدیر عامل شرکت نشان می دهند. از این گذشته, نتایجی که شما از جلسات می گیرید به افراد دیگر نیز بستگی دارد.

برخی از شرکت ها می توانند برگزاری این جلسات را  هر دو هفته یکبار فاصله دهند اما وقتی طولانی تر از این مدت شود, پیش بینی می شود که مشکلات ارتباطی شروع شود.

ماری کوندو با کمال  تعجب می گوید:” اضطراب ناشی از این است که تصویر کاملی از شرکت  ندارند .”

جلسات به روزرسانی, وضعیت همه جانبه، تک به تک, بازنگری و برنده های جمعه می توانند به گردش اطلاعات و در صورت نیاز  گرفتن بازخورد کمک کنند. و شاید این جلسات می تواند همه را کمی مضطرب کند, و کمی بیشتر روی مأموریت پیش رو متمرکز شوند.